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Die Service-Einheit

Aktenregale in einer Service-Einheit   Bildrechte: SG Hannover
Aktenregale in einer Service-Einheit

1. Der Klag-Eintrager: "Im Laufe des Tages werden mir die Neuklagen durch die Poststelle vorgelegt. Die Klagen eines Tages werden von mir angesammelt, zunächst nach Sachgebieten getrennt und dann innerhalb dieser Sachgebiete alphabethisch geordnet. Grundlage hierfür bildet der sogenannte ASCII-Code. Die Namen und Daten der Beteiligten werden von mir in unser Aktenverwaltungssystem eingegeben und dann automatisch nach einem vom Gerichtspräsidium generell festgelegten Turnus-Plan den einzelnen Fachkammern zugewiesen. Hierdurch wird gewährleistet, dass die Verteilung der Neuklagen grundsätzlich nach allgemein-abstrakten Kriterien erfolgt und nicht im Voraus speziell einer Kammervorsitzenden / einem Kammervorsitzenden übertragen werden kann. Ich lege den Schriftsatz (ggf. nebst der bereits mit übersandten Anlagen) in den für das jeweilige Sachgebiet farblich vorgegebenen Aktenordner. Der Aktenvorgang gelangt danach in die Service-Einheit der jeweiligen Kammer."

Blick in eine Service-Einheit des Sozialgerichts  
Blick in eine Service-Einheit des Sozialgerichts

2. Die Mitarbeiterin / der Mitarbeiter:

"Nachdem mir der Aktenvorgang das erste Mal vorgelegt worden ist, werden von mir die Klageingänge angelegt. Da in der Regel der Klagschriftsatz in doppelter Ausfertigung bei Gericht eingeht (ein Exemplar für die Gerichtsakte, das weitere für die Beklagtenseite), trenne ich den Vorgang entsprechend und hefte den Original-Schriftsatz in den Aktenordner ein. Ich paginiere die Seiten der Akte und in gleicher Weise das Doppel des Schriftsatzes. Im Rahmen der bei uns angebotenen Richterassistenz bereite ich die ersten erforderlichen Arbeitsschritte der zuständigen Richterin / des zuständigen Richters vor. Zur Optimierung der Arbeitsabläufe gibt es bei uns in der Service-Einheit verschiedene Vordrucke, die die Richterin / der Richter später für ihre/ seine Verfügungen verwenden kann.

Die Akten werden bei uns in der Service-Einheit geführt und hier auch aufbewahrt, so dass stets ein schneller Zugriff auf die Akte möglich ist. Die Service-Einheit ist sozusagen das Herz oder der "Dreh-und-Angel-Punkt" des Gerichts. Wenn die Akte z.B. einmal nicht bei einer speziellen Stelle im Haus benötigt wird oder auf weitere Stellungnahmen gewartet werden muss, verbleibt die Akte hier in unserem Büro, das sich meist drei bis vier Kolleginnen und Kollegen teilen. Im Laufe des Verfahrens müssen wir immer wieder die Akte um die eingegangen Schriftsätze ergänzen oder auch die von den Beteiligten übersandten weiteren Beiakten im Aktendeckel vermerken. Der Aktenvorgang kommt so aus einer Vielzahl von Anlässen auf meinen Schreibtisch. Hierbei bildet das Schreiben des Urteils meist den Abschluss des mich betreffenden Verfahrensablaufs."

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